25/01/2021

Consigli di Time Management per lavorare (meglio) da casa

Lavorare da casa per qualcuno è una vera e propria scelta di vita, per altri un’imposizione. Nel 2020 moltissime persone che erano abituate a tenere molto ben distinti casa e lavoro hanno dovuto – per forza di cose – rivedere questi confini. E se in alcuni casi lo smart working si è dimostrato un’opportunità, in altri ha determinato una serie di svantaggi non solo a livello professionale ma anche personale.

Lavorare da casa e gestire bene il proprio tempo è sfidante in condizioni normali, al tempo della pandemia lo è ancora di più. Ecco qualche suggerimento utile di Time Management per rimanere produttivo, organizzare il tuo tempo al meglio, ma evitare il burnout.

Lavorare da remoto durante la pandemia

Anche in tempo di pandemia valgono i consigli “generali” di time management, che non citerò in questo articolo, per concentrarmi su suggerimenti più mirati rispetto al momento storico che stiamo vivendo. Sul mio blog però trovi una serie di post su questo argomento, che puoi leggere se ti interessa capire in generale come gestirti meglio se sei un freelance o uno smart worker.

Fai programmi condivisi. Se convivi con qualcuno che come te è in smart working, o che magari lavorava già da casa mentre tu di solito eri in ufficio, dovete collaborare per fare in modo che le vostre agende siano compatibili. Pianificate insieme chi lavorerà quando e dove, e chi invece si prenderà carico delle altre incombenze di cui dovete occuparvi (prendersi cura dei figli, sistemare la casa…). Condividere un calendario dove sono segnati gli impegni di ciascuno vi aiuterà a mantenere limiti e confini e a non disturbarvi l’uno con l’altro. Ad esempio saprete sempre quando uno di voi ha una conference call e quando l’altro, di conseguenza, dovrà evitare di fare rumore, parlare al telefono oppure passarvi alle spalle a petto nudo (ho visto cose che voi umani…). E se in casa con voi ci sono anche i vostri figli, condividere le incombenze vi farà arrivare a sera sani e salvi.
Affida un ruolo a ciascuno spazio. Ciascuna stanza o area della casa dovrebbe avere un utilizzo specifico. Datti delle regole, ad esempio: la scrivania in camera si usa solo per lavorare (e non per guardare la tv in streaming), il salotto è destinato solo al tempo libero (quindi niente lavoro sul divano), il tavolo della cucina serve solo per mangiare e così via. Questa organizzazione serve per fare in modo che durante la giornata, spostandoti da un’area all’altra della casa tu ti possa dedicare a cose differenti, senza finire con il lavorare costantemente o con il perdere tempo tutto il giorno.
Se ancora non ce l’hai, crea una routine per la cura di te stesso. Durante la pandemia sono riuscita a trovare finalmente una routine serale e una mattutina che fanno veramente al caso mio. Alzarsi sempre alla stessa ora e prepararmi e vestirmi come se stessi andando in ufficio o da un cliente, mi aiuta a rimanere focalizzata e a gestire meglio il mio tempo. Inoltre mi “prepara” alla giornata lavorativa o al riposo, rendendomi più semplice stabilire dei confini e godermi ciascuno di essi.
Programma del tempo per te come se fosse una riunione di lavoro. Quando sei in ufficio ti prendi delle pause durante la giornata. Magari si tratta di un caffè alla macchinetta o della pausa pranzo, o di due chiacchiere con un collega. Sono momenti di riposo che prendi normalmente e che quando sei a casa potresti evitare per la sensazione di non averne bisogno. In realtà sono fondamentali, quindi mettili in agenda come se fossero riunioni di lavoro (anche se durano solo 10 minuti). Se li scrivi o li inserisci in Google calendar ti faranno da reminder e se condividi l’agenda online con i colleghi loro sapranno quando non ti devono disturbare. Puoi pianificare delle mini pause ogni ora (per alzarti dalla scrivania e fare un po’ di stretching o prendere una boccata d’aria) e una o due pause più lunghe per il pranzo o magari una sessione di attività fisica.
Impara a comunicare efficacemente con il tuo capo e i tuoi colleghi. In smart working potresti aver capito che sei molto più produttivo in determinati momenti della giornata che non corrispondono con i tuoi canonici orari d’ufficio. Se il tuo lavoro te lo permette, prova a parlarne con il tuo capo, in modo che sappia che sei produttivo ugualmente (se non di più) anche se non ti trova alla scrivania alle 11 della mattina, perché hai già ultimato il tuo lavoro la mattina molto presto o lo farai dopo cena. Se invece devi mantenere un orario d’ufficio regolare cerca comunque di concentrare i compiti che ti richiedono più energie quando sai di poterli portare a termine più efficacemente e con meno stress. Questo potrebbe significare schedulare le riunioni solo al pomeriggio o solo la mattina, perché ad esempio sono i momenti in cui non hai nessuno intorno e non puoi essere disturbato.
Fissa dei confini precisi tra lavoro e tempo libero. Quando andavi in ufficio o comunque avevi incontri con i tuoi clienti fuori casa, era più facile smettere di lavorare a un certo punto della giornata. Se facevi il pendolare avevi tutto il tempo del rientro a casa per passare dalla modalità lavoro a quella riposo e vita privata. Ora che al massimo ti sposti dalla scrivania alla cucina, devi imparare a darti dei limiti e a rispettarli. Decidi ogni mattina quanto tempo ti occorre per portare a termine i compiti della tua to do list, e quando hai finito staccati dal computer. Non aggiungere altri task solo perché “tanto non hai niente altro da fare”.
Prenditi cura del tuo sonno. Anche se lavori da casa e sei isolato non rimanere alzato fino a tardi per vedere tutte le puntate della tua serie preferita. Cerca sempre di dormire un numero sufficiente di ore (7 o 8 mediamente). Per aiutarti puoi creare una routine che “comunichi” al tuo corpo che è ora di rilassarsi e rallentare.
Valuta se ogni riunione è necessaria. Anche le riunioni virtuali, come quelle dal vivo, non sempre sono necessarie. Organizza solo quelle che sono veramente utili e limita il tempo che passi davanti allo schermo.
Fai attenzione al burnout! Se già è un rischio in tempi “normali”, lo è ancora di più oggi che le persone stanno a casa 24/7. Spesso sono il tuo capo i tuoi clienti a pensare che sia normale – vista la situazione – che tu risponda alle loro richieste a ogni ora del giorno e della notte. A volte sei tu a entrare in questa modalità. Invece è importante stabilire dei confini e chiarire da subito le aspettative rispetto alla tua disponibilità, le ore di lavoro e i tempi di risposta. Condividi queste informazioni con il tuo team, il tuo boss e i tuoi clienti; e fallo anche con chi vive con te.

Una buona gestione del nostro tempo è fondamentale per vivere e lavorare bene, ma anche per riuscire a raggiungere i risultati che desideriamo. Se pensi di avere bisogno di aiuto per capire meglio come fare, il 27 gennaio dalle 13.00 alle 14.00 terrò un webinar gratuito per Accademia della Felicità, intitolato Pianificare i tuoi obiettivi (di vita e di lavoro). I posti a disposizione sono limitati, ma puoi ancora iscriverti sul sito di ADF.