08/03/2021

10 errori di time management che probabilmente stai compiendo

Che voto ti daresti sulla base della tua capacità di gestire il tuo tempo? Per la maggior parte delle persone il time management è una nota dolente: c’è chi vorrebbe avere giornate di 24 ore perché non riesce a fare tutto quello che vorrebbe e chi, con a disposizione tutto il tempo di questo mondo non riuscirebbe a portare a termine neanche uno dei punti scritti nella sua todolist. E poi ci sono le persone che gestiscono il loro tempo abbastanza bene, ma che vorrebbero migliorare per riuscire a fare di più, e meglio.

Oggi ti parlo di 10 errori di time management che probabilmente stai compiendo anche tu. E ti do qualche suggerimento per migliorare la tua gestione del tempo.

Non avere obiettivi personali – gli obiettivi ci mostrano la direzione e ci motivano all’azione. Se non sai dove vuoi essere tra 6 mesi, un anno o addirittura tra 10 anni, dovresti iniziare a chiedertelo. Quando sai dove vuoi andare è più facile gestire le priorità ma anche il tempo e le risorse da investire.
Avere troppe todolist (fatte male) – purtroppo non basta scrivere le cose da fare perché queste magicamente avvengano (ma come sarebbe bello se fosse così…). L’errore che facciamo tipicamente con le nostre todolist è quello di scriverle di getto, senza pensare a dare una priorità alle diverse voci dell’elenco. Oppure non considerare tutte le cose che hanno a che fare con i nostri progetti a lungo termine. La todolist dovrebbe invece contenere compiti differenti: alcuni più “leggeri” da sbrigare velocemente, altri che chiedono più impegno, altri che magari sono semplici ma contribuiscono a un progetto molto più complesso. Questa varietà ci aiuta a lavorare seguendo la nostra lista ma calibrando la nostra energia. Scrivi pure di getto cosa fare, ma poi ricordati di verificare che la tua lista contenga compiti differenti e soprattutto riscrivila per dare un ordine di priorità alle cose da fare. E solo allora inizia a lavorare e a spuntare una a una tutte le voci.
Non darsi delle priorità – tutti i giorni definisci 3 compiti nella todolist che consideri prioritari. Sono quelle cose che sono davvero importanti per te. Pensa a quelle che – anche se fossero le uniche cose che riesci a fare in tutta la giornata – ti renderebbero felice e soddisfatto. Può aiutarti anche classificare le cose da fare secondo una matrice che da una parte tiene conto dell’impatto di ciascun compito (alto o basso) e dall’altro dell’impegno richiesto per portarlo a termine (alto o basso). Tutto ciò che richiede uno sforzo contenuto ma produce grande impatto va fatto per primo. Tutto quello che richiede grande sforzo ma dà grandi risultati va schedulato in agenda; quello che richiede posso sforzo ma porta a risultati poco importanti può essere eliminato dalla todolist o delegato; e infine le cose che ci richiedono grande sforzo ma hanno un ritorno molto basso andrebbero proprio fatte sparire dalla nostra lista.
Lasciare campo libero alle distrazioni – ci sono tantissime distrazioni che possiamo eliminare, se solo lo vogliamo. Ad esempio disattivando tutte le notifiche del cellulare o della mail per il tempo necessario a finire un certo compito. Senza distrazioni ci concentreremo meglio e finiremo probabilmente anche prima. Se a disturbarti sono i colleghi (o i famigliari) comunica con loro e assicurati di far loro sapere quando hai bisogno di non essere in alcun modo disturbato.
Procrastinare – a volte rimandiamo le cose da fare solo perché ci sembrano troppo lunghe e impegnative. Se è questo il caso, prima di tutto cerca di spacchettare un grosso progetto in tanti piccoli compiti, che ti richiedono al massimo 15 minuti alla volta per essere portati a termine. Inseriscine uno alla volta nella tua todolist, così sarà più difficile per te rimandarlo perché apparirà molto più affrontabile, e pian piano arriverai all’obiettivo più grande senza quasi accorgertene.
Multitasking – fare più cose in contemporanea non ci fa essere più efficienti, ma finisce col rubarci ancora più tempo. Si calcola che lavorare in multitasking può prendere fino al 20-40% di tempo in più per finire un compito rispetto al fare una cosa alla volta. Visto che entrare in modalità multitasking è molto semplice, prova a fare caso ad alcuni campanelli di allarme. Ad esempio, in questo momento quante finestre del browser hai aperto? Se sono troppe significa che il tuo cervello è concentrato su troppi stimoli! Inizia a chiuderne qualcuna e focalizzati su un compito alla volta.
Non fare pause – a volte siamo così oberati di lavoro che non ci prendiamo un momento di pausa per non sprecare tempo. In realtà così facendo non ci rendiamo conto che il nostro rendimento cala sensibilmente e che ci vorrà molto di più per completare dei compiti che normalmente potremmo fare più in fretta (se fossimo più freschi e riposati). Le pause non sono uno spreco di tempo, anzi ci aiutano a ricaricarci e a essere più efficienti (oltre che più creativi). Bastano 5 minuti ogni ora per fare la differenza.
Non conoscerti – conoscerti a fondo e sapere come “funzioni” è fondamentale per un buon time management. Sei quella che si definisce una “morning person”, cioè carburi subito al mattino presto, appena sveglio, e la tua energia scema costantemente durante la giornata? Oppure inizi a carburare solo dopo pranzo? Naturalmente ci sono situazione in cui non puoi gestire il tuo tempo in modo totalmente libero, ma quello che puoi fare, anche se lavori in ufficio e devi timbrare il cartellino, è distribuire i compiti più pesanti quando hai il picco di energia, e tenerti quelli più leggeri per quando fai più fatica a carburare.
Rincorrere la perfezione – tutti vogliamo fare un lavoro di alta qualità, ma la perfezione non è realistica e spesso ci fa perdere un sacco di tempo. Non procrastinare la consegna di un progetto solo perché ai tuoi occhi è imperfetto. Ricordati la famosa frase “fatto è meglio che perfetto” e gestisci meglio il tempo che investi nelle cose che devi fare.
Sovrastimare o sottostimare il tempo necessario a fare qualcosa – quando non riesci a calcolare correttamente il tempo che ti serve per portare a termine un compiti rischi di mettere troppe cose nella tua todolist e poi di stressarti perché non riesci a portarle a termine tutte. Anche sovrastimare il tempo che ci serve crea problemi, perché magari rimaniamo con le mani in mano perché non ci siamo organizzati bene. Non sempre è facile determinare quanto ti occorre per fare qualcosa, ma prova a partire con i compiti che fai abitualmente e tieni conto del tempo che ci impieghi per portarli a termine. Quando ti ci vuole per scrivere un post del blog, oppure per preparare un corso, o ultimare una relazione? La prossima volta saprai con più precisione il tempo necessario per fare queste cose e potrai schedularle con più precisione.